ペーパーレス化を実現
企業にSaaSツールを導入すると、ペーパーレス化が実現できるメリットがあります。
ペーパーレス化を実現できるメリット
1．後から読むことも可能
SaaSツールはインターネット環境があれば利用できるので、インターネットに繋がる端末さえ用意すればどこでも利用できます。
つまり、手元のパソコンやタブレットPC、スマホなどがペーパーレス対応の端末になるので、企業全体のペーパーレス化を促進できるわけです。
会議などの資料はクラウドストレージに保存できますし、後から読むことも可能ですから、会議に参加した人もしなかった人も活用が行えます。
これが従来だと、資料を人数分印刷して配布したり、会議に参加しなかった人の分を必要に応じて後から印刷することになります。
2．コスト削減
印刷は紙を消費するだけでなく、トナーやインク、電力も消費してしまうのが難点です。
しかも印刷に時間が掛かりますから、その点も無視することはできないでしょう。
コスト削減が避けられない現代において、ペーパーレス化は必須ですから、それが容易に可能になるSaaSツールは魅力的だといえます。
3．従業員の時間を奪わない
SaaSツールは会議における資料に加えて、いわゆるレジュメや記録の印刷が一切不要になるのが強力なメリットの1つです。
印刷が不要になれば従業員の時間を奪わずに済みますし、会議がスピーディーかつスマートに始められて、従業員は重要な業務に集中できます。
無駄が減って効率が上がる、一見するといいこと尽くめで本当かと疑問に思いがちですが、SaaSツールがもたらすメリットは本物です。
本当かどうかは既にある事例に目を通せば一目瞭然ですし、基本的な仕組みを考えれば事実だと分かるはずです。
SaaSツールの導入によるペーパーレス化
いずれにしても、SaaSツールがペーパーレス化を実現してくれるのは間違いなく、恩恵が受けられる企業は少なくないでしょう。
独自にペーパーレス化を進めている企業も、SaaSツールの導入によって更なるペーパーレス化が促進される可能性があります。
取り組みがまだだったりあまり進んでいない企業であれば、SaaSツールはペーパーレス化を後押しして加速させる切っ掛けになります。
具体的にどのような取り組みを行えば良いか分からなくても、とりあえずSaaSツールの導入を検討するのが間違いではないのは確かです。
SaaSツールは必要な機能を必要とする人に対し、シンプルに提供できるのが特徴です。
これは言い換えると目的を明確にしたり、目的に合わせて導入できることを意味します。
高機能なソリューションは、確かに企業が抱える様々な悩みに応えてくれますが、時に高機能過ぎて使いにくく感じることがあります。
しかし、SaaSツールは本当に必要なものだけを、端末ごとにインストール不要で導入できるのが強みです。
導入を決めれば速やかに使い始めることができますし、短期間のうちに環境を整備することが可能となります。
現代は流れが速く大きな変化も起こる時代ですから、企業は常に柔軟に対応できるように備えることが不可欠です。
ペーパーレス化は資源や地球環境、持続可能な社会を考えるともはや避けて通れないです。
ただポジティブに捉えると、印刷の手間やコストを省けるメリットが生まれますから、ペーパーレス化は積極的に推進したいものです。
その切っ掛けや決め手にもなり得るのがまさにSaaSツールで、なかなか進まない状況を打破する手段にもなるでしょう。
特に、旧態依然の企業は変化よりも安定を求める傾向で、新しいことに挑戦するのが難しいことがありますが、いずれは思い切って現状を見直し変わっていくことが必要です。
SaaSツールはこれからの時代に必要で、だからこそ注目を集めたり普及しています。
挑戦には勇気が欠かせませんが、SaaSツールのメリットを理解することで、ペーパーレス化を理由に導入を決めることができると思われます。
既にこの流れは始まって大きなものになっていますし、乗り遅れればそれだけ企業が不利な状況になるでしょう。
これまでの仕組みを続けたり様子を見るのは自由ですが、ペーパーレス化が進まないとしたら代わりになる案を出して取り組むことが必要になりそうです。
結局のところ、SaaSツールはペーパーレス化を推進する最適な案の1つで、最適解と言っても過言ではないです。
ペーパーレス化によるコスト削減
導入コスト的にもかなり負担を抑えられますから、後はメリットを頭に入れて前向きに検討するだけです。
もし業務で使う紙が大幅に減るとしたら、それは印刷用紙のコスト削減に直結します。
印刷も不要になるのでトナー、インクを買い替えるコストも削減できますし、もしかしたら印刷機そのものも不要になる可能性が高いです。
印刷機の購入やリースも必要なくなるわけですから、導入コストも維持コストもなくなります。
紙の書類を保管する手間、管理するスペースも削減できますし、データを探す時間や手間も殆ど省けるでしょう。
SaaSツールであれば、データの保存も更新もお手の物ですし、過去の書類を探すのもあっという間です。
検索したり共有も簡単ですから、誰にとっても合理的で無駄なく業務に取り組みやすい環境が実現します。
パソコン、タブレットPCやスマホなどに不慣れな人は、最初に使い方を覚える手間があります。
とはいえ一度覚えてしまえば済むことですし、基本的な使い方を覚えるのはそれほど難しくはないです。
今後の業務の効率化を考慮すれば、SaaSツールの導入に合わせて早めに覚えてしまうのが正解です。
そうすることで紙の資料をまとめたり、手間を掛けて扱わずに済むようになります。
ペーパーレス化によるセキュリティ対策
ペーパーレス化は書類の持ち出しを難しくするので、紛失などによる情報漏えいを防ぐことにも繋がります。
昨今騒がれるガバナンスの強化にもなりますし、個人情報の管理やセキュリティが行き届いている企業イメージのアップにも役立つでしょう。
これほどまでにメリット豊富なペーパーレス化が、SaaSツールの導入で簡単に実現するわけですから、導入を前向きに検討しない手はないです。
むしろいかにスピーディーに導入するか、全社員が使える状況を構築するかの方が大事です。
デメリットよりもメリットの方が遥かに大きいですから、悩んで足踏みをするのは勿体ないですし、早め早めに導入を済ませてしまった方が後々楽です。
社内SNSでコミュニケーション活性化
SaaSツールの導入は、車内SNSによるコミュニケーションの活性化にも結びつきます。
企業というのは結局のところ、従業員の活動によって成り立っているわけですから、コミュニケーションの重要性に疑う余地はないです。
非対面のコミュニケーションは、十分な意思の疎通や情報共有が難しいことがありますが、それは社内SNSで解消します。
社内SNSのメリット
1．気軽かつこまめに取れるのがメリット
社内SNSは煩わしくなりがちなコミュニケーションを、気軽かつこまめに取れるのがメリットです。
わざわざ相手の席に出向く必要がなくなりますし、オフィス内で大声を出して呼ぶ必要もなくなります。
営業や契約に関わることなど、重要性の高いコミュニケーションも大事ですが、比較的それほどでもないコミュニケーションも多いです。
こういうコミュニケーションをスムーズにして、業務の効率化を図るのに一役買ってくれるのがSaaSツールの社内SNSです。
2．外部に漏れる心配がない
社内専用のSNSなので、やり取りが外部に漏れる心配はありませんし、逆に社内においては部署を超えたやり取りが活性化されます。
個人同士のコミュニケーションだけでなく、部署などのグループ単位でもやり取りしやすくなります。
3．履歴を時系列で確認できる
対面では、後からやり取りを確認しようとすると、記憶の中から思い出して確認したり、相手に尋ねて再確認する手間が生じます。
ところが社内SNSならやり取りが記録に残るので、後で履歴を時系列で容易に確認できます。
言った言わないというコミュニケーションの齟齬が避けられますし、より正確に業務に関する連絡をしてスムーズに仕事を進めることが可能となります。
4．コミュニケーションのハードルを低くしてくれるの
社会人といっても能力や得意不得意は様々で、対面のコミュニケーションを苦手としたり、聴き取りを苦手とする人もいます。
そういうコミュニケーションのハードルを低くしてくれるのも社内SNSのメリットで、SaaSツールを導入する理由の1つになります。
苦手なコミュニケーションのハードルが低くなれば、誰もが自分の能力を発揮して業務で成果が出せるようになるはずです。
コミュニケーション能力を磨くという方法もありますが、コストを考えればSaaSツールの導入による社内SNSの活用に軍配が上がるでしょう。
5．業務にまつわる一連のやり取りを活性化
報連相の業務連絡に承諾や確認と、業務にまつわる一連のやり取りはほぼ社内SNSで完結します。
後回しにしがちな簡単な内容のやり取りも気楽にすぐにできるので、社内のコミュニケーションが活発化するのは間違いないです。
今までは接点が少なくやり取りする人が限られていた他部署とのコミュニケーションも、社内SNSの導入で一気に開花すると考えられます。
他の部署がどのような仕事をしているのか、どういった人が働いているのか知ることができれば、部署間のやり取りもスムーズになって、ひいては会社全体の為になります。
個々が能力を発揮しやすくなりますし、部署内や複数の部署が連携する業務においても、チームワークが発揮しやすくなるでしょう。
つまり取り組める業務の幅が広がったり、より大きなプロジェクトに挑戦することも夢ではなくなります。
社内SNSはあくまでもツールの1つなので、使い方次第でメリットが活かせたり活かせなかったりします。
社内SNSの導入の問題点
ただ、社内SNSの導入がメリットをもたらす可能性を秘めていたり、活用次第で社員や企業のポテンシャルを引き出せる結果に至ります。
その切っ掛けや普及の後押しになるのがSaaSツールで、単なるコミュニケーションだけに留まらない、業務の効率化に繋がります。
社内SNSを活用すると、情報が共有しやすくなったり蓄積されていってノウハウになります。
ナレッジと呼ばれる知見についても同様ですし、誰かのアイデアや知識も瞬時に共有可能です。
勿論、業務のスケジュールも共有できますし、追加や変更があってもすぐに繁栄されるので、関係する人に連絡する手間が省けます。
従来は席を立って相手のところに出向いたり、電話をして伝える必要がありました。
コミュニケーションの丁寧さでいえば、対面の方が良いこともあるでしょうが、現代では過剰に丁寧なやり取りは不要です。
それよりもいかに効率的に時間を節約できるか、完結なやり取りで業務を進められるかが問われます。
社内SNSと従来のコミュニケーションを使い分けよう
非対面のコミュニケーション、それこそ社内SNSでも言葉遣いに気をつければ問題ありませんし、伝統的な過剰なコミュニケーションを避けられるので合理的です。
この合理化しつつ社内のコミュニケーションを活性化、高密度化できるのがSaaSツールであり、社内SNSというわけです。
電話やメールの頻度も減らせますから、進めている業務を妨げることなく、スマートにコミュニケーションを図り業務に取り組めるようになります。
電話は受話器を取り、メールは文面を考えて作成することになるので、意識が業務から切り替わってしまいがちです。
前者は相手の都合でコミュニケーションに失敗することがありますし、後者は時間を掛けて推敲するといったことになりやすいです。
SNSは良い意味で気軽なコミュニケーション手段ですし、時間差でも問題なくやり取りできるので、とても快適で便利です。
メールほど文面を堅苦しく考えずに済むので、文面を構築するのに掛ける時間や労力を節約できます。
社内SNSは、導入するツールだけでなく運用も大事ですから、そこはしっかりと考えて導入を決めることが肝心です。
単体の社内SNSサービスもありますが、SaaSツールとして導入を検討するのが良いでしょう。
簡単導入で必要な機能を業務に取り入れられますし、運用の負担を抑えられるので従業員にとっても企業にとっても魅力的です。
常に最新の状態を保てたり、後から必要になった機能を追加するといった柔軟な運用ができるので、社内SNSだけでもSaaSツールの導入を考えるのはおすすめです。
社外のSNSだと、運用がSNSサービスを提供する企業任せですし、情報漏えいのリスクという懸念があります。
対する社内SNSは閉じた環境の中での運用で、自社が管理できるという大きなメリットが存在します。
確かに社外とのやり取りには向きませんが、社内のコミュニケーションを活性化させたり、個々の従業員や部署の連携力を高めるのに役立ちます。
顧客管理の効率化
顧客管理の効率化は、顧客が増えるほど重要性が増しますし、対策するのとしないのではコストに大きな差が生じます。
豊富なメリットを備えるSaaSツールは、顧客管理の効率化にも寄与しますし、顧客が増加しても余裕を持って対応できるようになります。
SaaSツールによる顧客管理の効率化の実例
1．クレーム対応
顧客対応と一口に言っても多岐にわたりますし、問題なくスムーズに対応できるケースばかりではないです。
例えばクレームが発生するとその対応がありますし、クレームが解決するまでに複数回のやり取りを重ねる必要が出たり、長期間に及ぶこともあります。
そうすると、過去のやり取りを踏まえた上で次の対応をしたり、解決に向けて取り組むことが求められます。
対応が長期に及ぶ中で担当者が変わると、過去のクレーム対応を引き継ぐ手間やコストが発生します。
クレーム対応の管理が不十分だと、引き継ぎだけでも大きな仕事になってしまうので、顧客対応以外の業務も行っている人は更に大変です。
SaaSツールで顧客管理の効率化を進めておくと、クレーム対応が長引いたり膨大なやり取りの引き継ぎが必要になっても、スムーズに解決できるようになります。
SaaSツールは記録が得意な上に、記録されたデータの確認も容易ですから、業務効率化に繋がらない理由がないです。
それは顧客管理も例外ではありませんし、クレーム対応についても当然です。
顧客がどのような人物で誰が担当してきたか、過去にどういった問い合わせや注文、トラブルがあったかも全て記録に残せます。
つまり、毎回担当者が変わるようなことがあってもすぐに過去の経緯が分かりますし、進捗状況について速やかに確認できるので安心です。
担当者間の情報共有や引き継ぎが不要になりますから、SaaSツールによる顧客管理の効率化のメリットは思いの外大きいです。
担当者が自信を持って対応できれば、顧客は安心してやり取り可能となりますし、信頼関係が築けるのでクレームが解決しやすくなります。
2．顧客満足度アップ
当然ながらクレーム対応以外の顧客対応も効率化しますし、見込み顧客を購買や成約に繋げたり、顧客満足度のアップを図ることにもなるでしょう。
顧客に対し業務にあたる従業員の数が限られる以上、顧客管理の効率化は避けて通れませんし、効率化しないと1人あたりが担当できる顧客や業務の量が減ってしまいます。
無理をすれば顧客対応の質が低下しますから、質を維持したり高めながら業務量を維持するのは困難です。
ところが、それはSaaSツールの導入によってあっさり解決したり実現することになります。
顧客管理の効率化は、顧客を待たせることなく要望に応じた対応を行ったり、必要な提案をすることに繋がります。
これらは企業や担当者に対する信頼になりますし、対応や結果に満足できることにもなるわけです。
3．マーケティング
信頼できて満足させられる企業は顧客との良好な関係を築けるので、注文のリピートや長期的な関係の構築が実現します。
顧客管理の効率を改善すると、顧客を分析したり適切なタイミング、内容でアプローチするマーケティングにも役立ちます。
マーケティングの手法は様々ですし、顧客の方も色々なマーケティングに触れて慣れているものです。
これはつまり単純なアプローチではマーケティングにならず、成約などの結果に至らないことを意味します。
それどころか、単純なアプローチの繰り返しが不快感を引き起こしたり、企業に抱くイメージダウンになることもあり得ます。
アプローチに失敗すれば労力もコストも無駄になりますから、従来の単調なマーケティングは避けるべきです。
ではどうするのが正解かというと、それは顧客に合わせた柔軟なマーケティング活動です。
顧客によって響くアプローチは違いますし、タイミングもそれぞれ異なります。
顧客管理の効率化が上手くできると、顧客別の最適なマーケティングが見えてきますし、成功しやすいアプローチで成約に繋げられます。
4．広告
不特定多数に対する広告を出す手法は、効果的に見えて実は無駄になることがあります。
しかも決して安いコストではないですし、効果が確認できないまま次々に広告を打ち出せば無駄なコストが嵩みます。
これからは顧客を見て広告に代わるマーケティングをする時代ですから、効率を考えないアプローチはもはや過去のものです。
大事なのは限られる予算を有効活用する為に、個別のアプローチを重視してマーケティング活動が行える環境を整備することです。
広告も上手く活用すれば効果が得られますから、全てを広告から個別のマーケティングにシフトする必要はないです。
SaaSツールで顧客管理の効率化をすれば、少ないコストでも効果に期待できますし、無駄が減るので経費削減になります。
経費が浮けば広告に回すことも可能ですから、やはり顧客管理は速やかに見直したり効率化に取り組むべきでしょう。
SaaSツールによるを味方につけて結果を出そう
顧客管理が非効率的だと、対応に不備が生じたりクレームに結びつく可能性が高まります。
クレーム対応もまたコストですし、長引けば長引くほど時間を失い業務に取り組む従業員の時間が減ってしまいます。
全体に対してクレームの数が限られていればまだマシですが、十分な対応ができなくなって次々にクレームが増えてしまえば、最終的に手に負えなくなります。
こういう事態に陥るケースは稀でしょうが、それでも自社には関係ないと他人事のように考えるのはNGです。
あらゆる事態を想定して業務に余裕を持って取り組めるようにする、これこそが現代における企業の理想です。
顧客管理は効率化の取り組みの一部に過ぎませんが、SaaSツールを味方につければ短期間で、かなり目に見えるメリットが確認できるでしょう。
効率化すると顧客と向き合うのに余裕が生まれますし、顧客を見つめて最適な対応というものが可能となります。
顧客が求めるベストなアプローチで、マーケティング活動をすることができるようになるはずです。
確認してみると分かりますが、顧客に関する情報というのは案外膨大で、顧客の属性だけでも10を超える項目があります。
更に過去のやり取りや購買の記録、購入した商品や接客を担当した人など、関連する情報を挙げればきりがないです。
収益に関する情報だけでも項目は複数ありますし、1つ1つの重要性が高くて正確な管理が必要だったりします。
改めてSaaSツールは顧客管理の効率化に適しているといえますし、結果を出している企業は導入しています。
会計業務の負担削減
企業の業務は幅広く、1つ1つに重要性があって効率が大事だといえます。
会計業務もその1つで、会計担当者の業務の負担を削減することがポイントとなります。
SaaSツールによる会計業務の負担軽減のメリット
会計ソフトの導入は今や当たり前ですし、手作業や目視によるミスはかなり減ったと思われます。
数字と向き合うことには人によって向き不向きがありますし、誰でも長時間数字を見つめていると頭が痛くなったり混乱してきます。
そうでなくてもかなり脳や目に負担が掛かる業務ですから、会計業務の負担削減は重要です。
ソフトによる業務の効率化が図れる会計は、SaaSツールとの親和性が高いです。
つまり、SaaSツールの導入によって会計業務の負担を減らせますし、大幅に削減することも不可能ではないです。
1．人件費の削減
会計業務の負担を削減すると、1人あたりの業務効率が上がり、結果的に人員削減とそれによる人件費の削減が実現します。
SaaSツールを導入して会計ソフトで業務に取り組むと、単純ミスが減って効率がアップしますし、計算作業による負担も減ります。
中でも項目や例外などの条件が多い税金の計算は、余程税務に精通している人でもない限り大仕事です。
時間を掛けて何度も計算結果を確認するのは大変ですし、間違いがないか気を張ると余計に疲れてしまいます。
適度な緊張感は業務に欠かせませんが、数字の計算をするだけで疲れ切ってしまうのは間違いです。
そういう状況を招く業務の環境は間違っているといえますし、会計担当の負担を考慮すれば速やかに見直す必要があります。
2．コスト削減
負担軽減は業務の効率化、コスト削減にも繋がるメリットがありますから、SaaSツールの導入を検討するのは賢明です。
正確な計算がスピーディーに行えると、お金の流れが把握できるので、企業の運営状態や今後の事業を判断する材料が見えてきます。
これは、現在進行系の事業が正しい方向に向かっているか、次にどのような舵取りをすべきか分かるようになることでもあります。
3．誰もが正確に帳簿をつけることができる
会計業務は専門性の高い業務ですが、会計ソフトを使うと経験が乏しくても業務に従事できるようになります。
誰もが正確に帳簿をつけたり、計算可能になることを意味するので、企業全体の会計業務が効率化して知りたい数字が早く出せます。
入力や計算のミスをする心配がなくなりますから、会計業務の精神的な負担が減るので従事する人は仕事がやりやすいはずです。
負担を減らして効率を上げる、効率をアップしてコストを削減する、それはもう現代では当たり前です。
会計業務は日々データや数字とにらめっこで、数字に間違いがないか1つ1つ確認したり、計算が正しいかチェックする業務が続きます。
数字の訂正があれば計算のやり直しですし、やり直してまた計算結果を確かめる手間が生じます。
中小規模で業務の量が少ない企業はともかく、企業の規模が大きくなると会計業務の負担も必然的に肥大化します。
最初は業務が増えても担当者の努力で何とかなってしまいますし、業務に慣れてきて問題なく見えるはずです。
ところが、無理が続くとミスが発生しやすくなり、ミスが増えることでようやく会計業務の負担が可視化されます。
そうなってから対応するとなるとコストが嵩んだり、体制を立て直すのに時間を要することになります。
4．自動化できる
会計は、担当者でなくても少なからず業務がありますし、数字を記録したり計算するといったこともあるものです。
SaaSツールを導入すると、会計担当もそうでない人も数字が扱いやすくなり、楽に入力できてミスが減少します。
自動化できる部分は自動で計算可能ですし、数字の変更にもすぐに対応できるので、訂正による計算のやり直しに頭を悩まさずに済みます。
より専門的な会計業務は、税理士などの専門家に任せることになりますが、手作業で書類をまとめて経理を代行してもらうとなると、コストのみならず様々なデメリットが発生します。
5．リアルタイムで経営状況を把握できる
取引や請求、代金の支払いが合ってから帳簿の反映までに時間が掛かると、経営状況の把握にタイムラグが出ます。
それはリアルタイムに経営状況を確認したり、次の判断をするのに遅れが生じることを意味します。
どれほどの時間差が生じるかはケースバイケースですが、大幅に遅れるような状況は避けたいところです。
特に日々マーケティングをしたり売上げに敏感な業界や、毎日のように状況が変化するような企業にとっては重大です。
会計業務の負担削減に結びつく会計ソフトは、データの入力や計算業務を効率化することで、経営状況の把握がやりやすくなります。
SaaSツールで会計業務の負担を削減しよう
SaaSツールは会計ソフトの導入ハードルが低い選択肢ですから、会計業務を見直したい企業にとって狙い目です。
それと、会計には税制の改正による変更がつきもので、変更点に合わせて対応しなくてはいけないのが負担です。
会計ソフトは、最新の税制に対応する製品であれば面倒な対応が避けられるので、頭が痛くならないです。
SaaSツールはまさに、ソフトを最新状態を保てることが大きなメリットですから、税制改正に対応するスピード感が重要な会計ソフトにこそ最適です。
会計ソフトを使った業務においては、データをしっかりと管理することや、改ざんや漏えいが発生しない状況の構築が不可欠です。
SaaSツールであれば、誰がいつどのような操作をしたかが履歴に残せますし、改ざんなどが行われてもすぐに特定できます。
情報漏えい対策方法も勿論ありますし、対策に役立つソリューションの選択肢も豊富なので無理なく検討したり選べます。
クラウドストレージともマッチしますから、データのバックアップによる消失対策も難しくないです。
このように、SaaSツールは会計業務におけるデータの入力や計算、改ざんに漏えいと消失にも全て備えられるわけです。
会計業務は負担が大きいとミスしやすく、計算結果が出るまでに時間が掛かることになります。
計算が遅れると経営判断にも遅れが生じますし、十分な節税対策を行うことも難しいです。
会計業務は本当に扱う数字が膨大で担当者のストレスが半端ではありませんから、上手くいかないと自暴自棄になりがちです。
そういったストレスがデータの改ざん、漏えいなどのリスクを高めるので、企業にはSaaSツールを活用して会計業務の負担を削減することをおすすめします。
データ共有しやすくなる
データ共有は企業だけでなく、従業員にとっての財産にもなりますし、業務の効率化に寄与する結果に至ります。
紙によるデータの共有は非効率ですが、コンピュータを使えば大量の情報も非常に扱いやすくなります。
より理想的なのはインターネットを使ったデータ共有で、瞬時に業務の進捗状況などが反映される環境です。
それから端末を選ばずにアクセスできたり、どの端末からでも様々なデータのアップロードや編集、更新などが行えるのが理想です。
SaaSツールによるデータ共有のメリット
クラウドストレージは、オンプレミスと違って環境整備のハードルが低く、コストも掛かりにくいのがメリットです。
SaaSツールであれば、社内SNSなどと共に導入できますし、ペーパーレス化を推進することにもなります。
1．膨大なデータも瞬時に共有できる
ストレージの容量にもよりますが、タブレットPCなどの端末では難しい大容量、膨大なデータも瞬時に共有できます。
実質的に容量の制限なくデータを共有できますから、空き容量を気にせずに次々とデータがアップロード可能です。
データをアップロードする先が決まっていて、簡単な作業で瞬時に反映できれば、業務効率は自然に上がります。
2．外出先からもアクセスできる
社外からのアクセスを許可する前提はありますが、外出先からもアクセスできるとかなり業務がやりやすくなります。
時間の制限も受けませんし、急なデータの更新にも対応できるので、データ共有が行えるSaaSツールの導入は業務効率化に魅力的です。
3．情報漏えいのリスクを抑えられる
企業が一元管理するように環境を整えれば、データを何処に保存したか分からなくなって探したり、情報漏えいのリスクに晒すことが避けられます。
インターネットが使えない環境には不向きですが、今やインフラの1種のインターネットに繋がらない場所は限られます。
現代はUSBメモリなどのストレージにファイルを保存したり、異なる端末間で物理的にやり取りするのは時代を遅れです。
取り外せるストレージは紛失の恐れがありますし、社外に持ち出して情報漏えいでもしたら大変です。
その点、SaaSツールならUSBメモリを含む外部ストレージの利用を制限しつつ、データの保存先をクラウドストレージに指定することができます。
そしてデータを共有するようにしておけば、アクセスが許可される全ての人がいつでも確認可能となります。
特定の人物が変更したデータの内容が瞬時に分かりますし、複数人で1つのデータを共有して並行しながら編集するといったこともできます。
このようにクラウドストレージが使えるSaaSツールは様々な可能性を秘めますし、活用次第で大幅な業務効率化を実現するのも不可能ではなくなります。
情報漏えいの防止を重視すると、必然的にオンプレミス環境を整備したり、インターネットから切り離された閉じたネットワーク内でデータを扱う形が必要です。
これは効率を考えると微妙ですし、コスト的にもかなりハードルが高いので、現在この選択肢を選ぶ企業はそう多くないです。
多くの企業がクラウドストレージを選んでいるのは、総合的に考えて合理的だからです。
情報漏えい対策も重要ですが、業務に関するデータはいかに共有して従業員の間で役立てるかが大事です。
リアルタイムのデータ共有は、USBメモリに保存するやり方では不可能ですし、オンプレミスだと情報更新のタイミングが限られてしまいます。
インターネット接続は必須ですから、となるとクラウドストレージという答えに行き着くのも納得です。
SaaSツールなら、データ共有に役立つクラウドストレージを簡単に、コストを抑えながら導入できます。
加えて親和性の高い他のSaaSツールとの導入も可能ですし、連係する形での活用も簡単です。
SaaSツールによるデータ共有の導入
端末ごとのソフトのインストールが不要で、ユーザーのアカウントを作成して設定すれば、すぐに導入が実現するのがSaaSツールの良さです。
インストールに必要な労力や人件費が省けますし、設定に要するコストも抑えられます。
クラウドストレージはインターネット環境と、インターネットに繋がる端末さえあればアクセス自由です。
実際はアクセス権限などによる制限次第ですが、外出先からもアクセスを認めるのは容易です。
これも運用方法によりますが、ソフトを最新の状態に保って万全のセキュリティ対策ができます。
つまりSaaSツールはシステムを運用する人、利用する人の負担が小さく、あっという間に業務の効率化を始められます。
大手企業もSaaSツールの提供に参入していますし、国内外の企業を合わせれば選択肢が豊富です。
業務に関する普遍的な機能は各社が標準で用意していますから、選んで導入するだけですぐに使えます。
特殊な業務だったり自社に合わせてソフトをカスタマイズしたいとなると、ソフトを独自設計するという選択肢もあるでしょう。
ただし、独自設計のソフトは設計コストが掛かりますし、用途以外に使いまわしにくいといった欠点があります。
ある程度提供される機能が固定されるSaaSツールにも、カスタマイズ性が高められているサービスは存在します。
SaaSツールでデータ共有をしやすくしましょう
ソフト開発向きのSaaSツールもあるくらいですから、もはや時代はSaaSに潮目が変わっています。
SaaSツールは特化よりも汎用性寄りなので、カリカリにカスタマイズする用途には不向きです。
誰にでも使いやすくて機能が分かりやすく業務に活用できる、これがSaaSツールの良いところでデータ共有機能の使いやすさにも繋がっています。
SaaSツールを検討したり導入を判断するなら、一通り用意されている機能を使いたいかどうか、コストを抑えてスピーディーに導入したいか否かが分かれ目になるでしょう。
クラウドストレージ1つ取っても、SaaSツールは導入のコストが小さく、簡単に使い始められるのがメリットとなっています。
そこが導入の判断材料になるのは当然ですし、分かれ目が理解できれば導入を迷うことはないはずです。
導入を決めてもサービスの比較検討は必要ですが、大手を含めて機能や料金、評判などに目を通せば大丈夫です。
データ共有ができると、端末のストレージを気にすることなく、時間や場所を問わずアクセスしたり情報を更新できて便利です。
SaaSツールならシステムの管理がしやすくなり、メンテナンスの手間を掛けずに済むので楽ですし、一元管理による情報漏えいのリスクが抑えられるので理想的だといえます。
- 「しちてんはっき」何度転んでも挫けずに起き上がる。焦らないで！自分らしく！ 自分のペースでチャンスを掴め！！
最新記事
営業メール・メルマガ2024年3月24日オプトインとは？メールマーケティングでの利用法と信頼関係構築のポイント解説
商談・営業手法2024年3月21日ビジネス成功の鍵！リテンションとは何か？その意味と企業における重要性解説
顧客・見込み管理2024年3月15日顧客セグメントとは？意味から役割まで徹底解説！
集客・マーケティング2024年3月12日アーンドメディアの意味と活用法解説！ビジネスで成功するための戦略的手法
PAGE TOP