ビジネスチャット

在宅ワークの悩みを解決する方法はいくつかありますが、ビジネスチャットがその1つだといえます。

ビジネスチャットの特徴

特徴①：利便性が高い

ビジネスチャットは簡単にコミュニケーションを図ることが可能で、電話やメールと比べても利便性が高いのが魅力です。
電話だとその都度相手に架電する必要がありますし、何より相手の都合によってすぐに出られないケースがあるのが難点です。
一方、メールはややかしこまった形式のコミュニケーション方法ですから、重要な内容ならメールでも良いかもしれませんが、気軽に話したい内容にはあまり向かないでしょう。
特に短い内容を繰り返しやり取りするようなケースにおいて、メールは送る方も受け取る方も面倒です。

特徴②：やり取りしやすい

その点、ビジネスチャットは短く繰り返し送りやすい上に、急な用件もやり取りしやすいのがポイントです。
やり取りの内容は履歴に残るので、振り返って確認するのも容易ですから、ビジネスチャットはまさにビジネス用途に最適です。

特徴③：同時にやり取りができる

更に加えて複数人が同時にやり取りできますから、1対1だけでなくグループによるコミュニケーションツールとしておすすめできます。
ビジネスチャットであれば、オフィスやチーム、あるいは企業という単位でコミュニケーション手段が得られます。
導入における選択肢の幅が広いですが、いわゆるクラウドサービスの1つSaaSを利用すると導入が簡単に実現します。
クラウドサービスというとストレージが代表的ではありますが、近年はこのビジネスチャットにも注目が集まっています。
理由は導入のハードルが低いこと、コストを抑えながら従業員のコミュニケーション方法が手に入ることが挙げられます。
またSaaSに適したクラウドサービスの1つですから、親和性という意味でも注目されているといえるでしょう。
いずれにしても、SaaSを選択するとビジネスチャットが導入しやすいこと、これがあれば在宅ワークのコミュニケーションが捗るのは確かです。

ビジネスチャットが向いていること

向いていること①：従業員同士のコミュニケーション

ビジネスチャットが向いているのは、社内のグループを構成する従業員同士のコミュニケーションで、外部の人との連絡には不向きです。
グループに加えれば社外の人も一緒にやり取りできますが、それは企業の運用のスタイルやポリシー次第です。
ビジネスチャットはやはり、従業員のコミュニケーションツールに適していますから、そういう用途で導入を検討することをおすすめします。

向いていること②：カスタマイズできる

SaaSのビジネスチャットは基本機能が充実していますし、拡張することも可能で使いやすくカスタマイズできます。
それから外部ツールと連係したり、他のSaaSサービスと合わせて活用する使い方も可能です。

向いていること③：情報共有がスムーズ

ビジネスチャットを利用できるようにしておけば、常時速やかにコミュニケーションが行えますし、従業員に招集をかけたり急な会議を開催するのも容易です。
情報共有がスムーズにできるので、業務に変更や発展があればすぐにメンバーに伝えられますし、情報伝達を逃しても過去のやり取りが確認できるので安心です。
これが履歴の残らない電話のような手段だと、聞き逃したことを相手に尋ねる手間が発生してしまいます。
メールであれば相手の都合に合わせる必要がありませんし、一度送受信した記録は残るので確認は簡単です。

 

ビジネスチャットが向いていないこと

向いていないこと①：カジュアルであること

しかし、ビジネスチャットほど気軽ではなく、やはりかしこまった形になってしまうのが難点といえば難点です。
ビジネスチャットはビジネス向きでありながらチャットらしくカジュアル寄りですし、大事なことは履歴を残して共有できるのが強みです。
電話の双方の時間差を許さない欠点、メールの基本的に1対1で形式張ったところがないビジネスチャットは、在宅ワーク時代のコミュニケーションツールとして強力です。
SaaSであれば導入は簡単ですし、公開を社内に限定したりメンバーを従業員のみにすることで、情報漏えいなどのリスクを抑えられます。

向いていないこと②：過度なコミュニケーション

いつでも気軽にやり取りできる分だけ、コミュニケーションが過密にならないように注意は必要ですが、コミュニケーションのルールを設けて運用すれば大丈夫です。
ビジネスチャットを導入すると必然的に対面によるコミュニケーションの割合は減りますが、これは在宅ワークを考えれば特に問題はないでしょう。
むしろ在宅ワークでも対面に近いコミュニケーション手段が手に入る、それこそが大きなメリットとなります。
必要以上に過度なコミュニケーションは避ける、大事な用件については対面でやり取りをする、こういったルールで運用するとデメリットよりメリットが上回ります。

SaaSには既に、世界的なシェアを持つビジネスチャットが誕生したり普及していますし、世界中の人達が活用してビジネスをスムーズに進めています。
情報の共有がビジネスチャットのポイントで、気軽に参加できるワークスペースを用意して利用できるのが魅力的です。
それと、SaaSのビジネスチャットは電話やメールと連係したり、会議のような使い方にも適したサービスがあるので見逃せないです。
在宅ワークにおいて気になる生産性を低下させずに済むばかりか、逆に上げることが可能となります。
ビジネスチャットはテキストによるやり取りが中心ですが、ファイルを共有したりタスク単位で進捗を報告し合うこともできます。
コミュニケーションはテキストに加えてスタンプのような表現も可能ですし、感情表現が希薄になりがちなテキストのみのやり取りを緩和させられます。
ビジネスチャットと一口に言っても、小規模向けから大規模向けまであるので、用途や規模に合わせて比較検討を行いたいところです。
組織をまとめたり組織力を引き出すのに一役買うのがビジネスチャットですから、適したサービスを導入してビジネスを加速させることが大切です。
SaaSのビジネスチャットは国内外のサービスが豊富ですし、選択肢が充実しているので選り取り見取りです。
個人向けのサービスのビジネス版であったり、最初からビジネス用途を想定して開発されているサービスもあるので、色々と試して比較検討するのが良いでしょう。

SaaSなら使いたくなったらすぐに導入できますし、使い方に合わせてプランの選択が行えますから、コストの無駄に悩むことなく導入を決めて運用を始められます。

 

社内SNS

在宅ワークでSaaSといえば、社内限定のコミュニケーションツール社内SNSも見逃せないです。

社内SNSの特徴

特徴①：大々的に情報を発信して共有できる

社内SNSは文字通りSNS形式のコミュニケーション手段で、SNSのように大々的に情報を発信して共有できるのが特徴です。
加えてビジネスチャットよりもコミュニケーションを促進したり、積極的なやり取りでビジネスを活性化できます。

特徴②：情報共有に向いている

情報共有に向いている点は言うまでもなく、豊富な機能で業務をやりやすくすることが可能です。
ファイルは勿論、画像や動画のように視覚的な情報共有にも向いていますし、スマホであれば音声を録音して投稿するのも容易です。
このように、テキスト以外のコミュニケーション手段が充実しているのが社内SNSで、発言の単位でやり取りを進められる点も強みだといえます。
社内SNSのもビジネスチャットのような機能があるので、社内SNSはチャット機能を内包するコミュニケーションツールとも表現できます。

特徴③：時間や場所を超えたコミュニケーションに対応

ビジネスチャットは時系列のやり取りに向いていますが、社内SNSは更に時間や場所を超えたコミュニケーションに対応します。
ただ単に情報を共有するだけでなく、ナレッジを蓄積したり問題や課題の解決に向けた議論ができますし、過去を振り返ってそこからコミュニケーションを続けるのも容易です。
いずれにせよ社内SNSは在宅ワークに適しているのは間違いなく、使いこなせるようになれば強力なコミュニケーション手段になるでしょう。

社内SNSのルール

こちらも運用方法にはルールが必要で、デメリットがメリットを上回ってしまわないように注意です。

ルール①：決まりや注意事項を決めて従業員に徹底させる

運用ルールにはコミュニケーションに用いる用途を明確にすること、運用における決まりや注意事項を決めて従業員に徹底させることが挙げられます。
愚痴や冗談程度の発言でも、グループ内に広まったり履歴に残ってしまいますから、安直な発言は控えるようにすることも大事です。
ミスや誤りがあれば素直に認めて謝罪すること、これもそういう状況を想定してルール化することが必要なポイントの1つです。

ルール②：ルールを一本化する

既にビジネスチャットなどのツールを利用していて、そこに社内SNSを導入する場合は、どのように使い分けるか決める必要があります。
使い分けのルールを特に決めておかないと、利用するツールが偏ってしまったり、効率的な運用が難しくなってしまいます。
違いが分かりにくく使い分けが難しいのであれば、いずれかの一本化も視野に検討を進めるのが良いでしょう。
これは社内SNSに限られませんが、参加するメンバーの自主性に任せる運用方法だと、トラブルが起こりやすかったり収拾がつきにくくなります。

ルール③：ルールに則った運用を行う

理想的なのは社内SNSを運用する担当を設定して、役割を明確にしつつルールに則った運用を行うことです。
社内SNSは従業員だけでなく管理職も参加してこそ意味があるので、管理職も積極的に活用する状況を作りたいところです。
SaaSの社内SNSには、タスクやスケジュールといった機能が存在しますから、これらの活用もスムーズな在宅ワーク実現の鍵を握ります。
タスクをどのように設定して業務を進めていくか、スケジュール管理は誰がどのように行うかなども大事なポイントです。
社内SNSに限らず、コミュニケーションツールは活用しないと従業員の情報共有、業務が進まないので活発に利用する運用方法が重要になってきます。
当然ですが新しいツールを導入するとなるとコストが掛かりますし、運営におけるルール作りや維持管理コストも無視できないです。
従業員に使い方を教える教育にもコストが発生しますし、コストに見合う効果が得られるか分からないといった点もあります。
つまり、導入には相応の覚悟や計画性が必要になってきますから、そこを理解した上で導入を前向きに検討することをおすすめします。

社内SNSのセキュリティ対策

社内SNSの選定では標準的な機能や拡張性、セキュリティ対策や運用担当者の負担といったポイントが検討材料になるでしょう。
標準機能は導入してすぐに使える機能といえますし、特に拡張しなくてもそのまま活用することができるツールとなります。
この標準機能の評価については、実際のコミュニケーションを想定しながら、必要な機能が快適に使えるか検討するのが効果的です。
拡張性は標準的な機能では不足が生じる場合に、必要とする機能を追加できるかどうかを意味します。
SaaSであれば、拡張性という点に不満は生じにくいはずですが、それでも用途に適した使い方ができるか確認することは不可欠です。
セキュリティ対策は社内SNSでも行うことができますが、結局のところは運用次第でリスクが抑えられたり逆に大きくなることもあります。
大切なのは1つのセキュリティ対策を過信しないこと、多角的なセキュリティ対策を行ったり、運用面でリスクを抑制することです。
情報漏えいのリスクは完全に0にはならないので、万が一を想定して最悪の事態が起こっても対応できるようにしておくのが理想です。
社内SNSが完全に閉じられたネットワーク内での運用なら、それほど情報漏えいのリスクは上がらないでしょう。
ところが、従業員がうっかり外部に漏らすようなことがあれば、簡単に社外秘の情報も外に出てしまうことになります。
在宅ワークは特に、気が緩んだりカジュアルにやり取りをしてしまうところがあるので、社内SNSの運用には十分な注意が求められます。
社内SNSは一般的なSNSとは異なることを常に意識すること、用途を業務の進捗や情報共有といった使い方に限定するなどが、運用におけるトラブルを避けるコツです。
利便性が高い分、使い方を誤ると逆効果になってしまいますし、従業員同士の連携を促進するどころかいざこざを生じることにもなり得ます。
しかし上手に運用できるとコミュニケーションが活性化して、情報共有がスムーズにできるようになります。
タスクやスケジュールの管理も明確になりますし、誰がどこまで業務を進めているか一目瞭然となれば、自分の仕事も把握しやすく連携が進みます。
SaaSの社内SNSの運用ポイントは公私混同を避けること、プライベートなやり取りには使わないルール作りにあると思われますし、それが在宅ワークの悩み解決に繋がるはずです。在宅ワークでSaaSといえば、社内限定のコミュニケーションツール社内SNSも見逃せないです。

グループウェア

グループウェアは情報共有とコミュニケーションを担うツールの1つで、ビジネスチャットや社内SNSに似ています。

グループウェアの特徴

特徴①：情報共有できる

SaaSのグループウェアはクラウドサービスによって導入しやすく、業務に使える様々なツールや機能がパッケージになっているのが魅力です。
特に強みがあるのは情報共有で、ナレッジに関する共有もグループウェアならお手の物です。

特徴②：ペーパーレス化しやすい

それとあらゆる業務がペーパーレス化しやすいので、煩雑化しやすい紙によるやり取りを減らすことができます。
紙だとアウトプットを想定して資料をまとめたり、印刷するといった手間が発生します。
しかもコストが掛かりますし、印刷を担当する従業員はその間に他の業務ができなくなってしまいます。
ペーパーレス化は企業にとって避けられない課題の1つで、在宅ワーク時代の到来によって急務となるでしょう。
契約書すらペーパーレス化の波が押し寄せていますから、会議に用いる資料のペーパーレス化はもはや当然と言っても過言ではない時代です。
グループウェアは会議にも使えますし、SaaSならWeb会議のような感覚で活用できます。
ペーパーレス化のメリットと合わせると、資料をファイル共有機能で速やかに配布したり、配布のミスをなくすことができます。
当然ながら印刷不要でコストが削減できますし、資料作りする従業員はその業務に集中可能となります。

特徴③：自宅や外出先からも利用できる

ビジネスチャットも社内SNSも、デバイスを問わずに利用できるサービスが多いですが、それはグループウェアにも共通するポイントです。
グループウェアもパソコンやスマホ、タブレットPCなどからアクセスすることが可能で、社内は勿論自宅や外出先からも利用できたりします。
どこにいても業務の進捗状況を確認できますし、必要に応じた情報共有やコミュニケーションを図ることが可能なので便利です。

特徴④：気軽に招集してすぐにミーティングできる

Web会議はグループウェアの定番機能で、本格的な会議だけでなくミーティング程度の利用にも最適です。
気軽に招集してすぐにミーティングを始められますから、定期的に集まって進捗状況の詳細な報告をしたり、情報共有の深化を進めることもできます。
急なミーティングにもグループウェアのWeb会議機能は役立つので、導入を検討して損をすることはないでしょう。

グループウェアの注意点

注意点①：コミュニケーション単位の運用

グループウェアが向いているのは、オフィス内や部門といった単位でのコミュニケーションで、他部門間でやり取りをするのにはあまり向かないです。
役職の違いを超えたコミュニケーションにも向いているとはいえないので、そこは理解したり割り切って運用することが必要になりそうです。
幸いなことに、SaaSには用途に合わせて活用できる様々なコミュニケーションツールがありますから、使い分けができれば心配無用です。

注意点②：従業員への浸透をさせる

導入検討において大事なのは、明確な用途を想定して導入を進めたり、従業員に浸透させて積極的な活用を促すことです。
いくら優れたコミュニケーションツールを導入しても、使わなければ意味がありませんしコストの無駄になってしまいます。
グループウェアはややかしこまったコミュニケーション手段なので、カジュアル寄りのビジネスチャットや社内SNSと使い分けできます。
コミュニケーションの活性化を重視しているのがビジネスチャットや社内SNSだとしたら、グループウェアは情報の伝達と共有に比重を置いている傾向です。
迅速な情報共有を目的としていますから、搭載するコミュニケーション機能が豊富で扱えるデータの種類も充実しています。
SaaSのグループウェアであれば、ビジネスチャットや社内SNS機能も内包していますから、これ1つで在宅ワークの大部分のコミュニケーションを賄うことができるでしょう。
だらだらしがちな在宅ワークのスケジュール管理をしっかりと行いたい、やることを明確にして時間を無駄なく業務を進めたい、そういったニーズにグループウェアは応えてくれます。
従来の掲示板のような機能も備わるので、オフィスに設置するホワイトボードのような活用も可能です。

グループウェアと他のツールとの違い

ワークフローの確認にもグループウェアは向いていますから、業務の効率化においてグループウェアは何かと活躍するでしょう。
ビジネスチャット・社内SNSは、メッセージを投稿したりコミュニティの形で運用するスタイルが多いです。
対するグループウェアは掲示板によるやり取り、ファイル共有やタスクとスケジュール管理といった機能が中心です。
どちらが良いか、優れているかというものではなく、スタイルが異なるので使い方にも違いが生じるというわけです。
重要なのは運用で業務の効率化に役立つかどうかは使い方次第ですから、用途にあった最適なコミュニケーションツールを選択して導入、活用を行いたいところです。
社内SNSとグループウェアは機能に似たものがありますが、名前が同じでも実は使い勝手が異なることがあります。
例えばグループの作成や管理機能を挙げると、前者は特に制限がなくて自由な単位で作成して運用できるようになっています。
一方の後者はプロジェクト単位でグループを作成して、プロジェクトに関するやり取りにグループを活用する形です。
そこが社内SNSとグループウェアの似ているようで異なる機能で、それぞれの設計思想の違いがあらわれている部分でもあります。
どちらを導入するか迷った場合は、コミュニケーションの活性化に重きを置くか、業務の効率化を狙うかによって決められます。
停滞しやすい在宅ワークのコミュニケーションをより活性化したいなら、気軽にやり取りできる社内SNSの方がニーズにマッチしやすいでしょう。
しかし、非対面における業務の効率化を考えるのであれば、グループウェアの方が用途に合うケースが少なくないはずです。
そもそもグループウェアは業務の効率化を念頭に置いて設計が行われているので、運用方法を間違わなければ効率のアップを実現できます。
グループウェアの特徴的で面白い機能に、電子メールをやり取りするメーラー機能があります。
高機能で比較的新しいコミュニケーションツールなのに、メールを扱えるのは面白いところですが、これはフォーマル寄りのグループウェアならではの特徴です。

 

ERP

SaaSで導入できる在宅ワーク向けのサービスには、ERPと呼ばれるものもあります。

ERPとは

ERPはエンタープライズ・リソース・プランニングの頭文字で、日本語には企業資源計画と訳されます。
これは企業資源を一元的に管理して業務の効率化を目指すもので、SaaSにおいてはパッケージで様々な機能が提供されるのが一般的です。
導入支援が魅力的な中小企業向けのパッケージもありますから、企業の資源管理や業務効率化の運用といっても、大規模な企業に限らず導入することができます。

ERPの特徴

特徴①：リアルタイムにデータが反映される

ERPでは統合的なデータベースによる企業に関するデータの管理、業務に集中できる生産性アップの支援といった機能が有名です。
それからリアルタイムにデータが反映されることで、経営判断がスピーディーに行えるのも魅力です。
従業員をサポートする機能も充実するのがSaaSのERPですが、経営面のスピーディアップにも寄与するので見逃せないです。

特徴②：一元管理できる

一元管理は企業の資源だけでなく、セキュリティ面にも及ぶので、改めてERPの機能は強力だといえるでしょう。
情報共有がスムーズに、無駄なく効率的に進めることができますから、情報を扱う部門の負担軽減にも一役買ってくれます。
ERPを導入すると人事や生産管理、販売や購買に会計処理なども一元化して扱えるようになります。
従来は個別に管理したり、完全に一元化しない状態で管理するケースが多かったといえますが、ERPがあればまとめて管理したり関連づけを強めてデータが扱えます。
情報が1つにまとまるので、必要な情報を探すのが楽になりますし、すぐに探して取り出せるので業務が効率化します。

特徴③：在宅ワークであっても業務を効率的に進められる

SaaSならクラウドベースでデータの保存、管理が行なえますから、在宅ワークであっても業務を効率的に進められます。
情報は散らばっていると分析が難しく、特に経営に関する情報の把握や経営判断が難しくなります。
しかしERPで企業の資源、データの一元管理を行えば、経営状態が見えやすくなって判断しやすくなるでしょう。

特徴④：業務効率化を加速させる

ひいては経営のスピードアップにも繋がりますから、目まぐるしく変化する状況においても、正確かつスピーディーな判断が下せます。
煩雑化しやすい業務の手間を減らせますし、一連のプロセスがスムーズな流れになるので、とても気持ち良く業務を進めることができます。
極めつけは情報活用とその促進で、集約したデータを業務に役立てたり、業務効率化を加速させることも夢ではなくなります。
オンプレミスのERPは導入コストが高額になりがちで、中小企業が導入するにはハードルが高すぎましたが、SaaSのおかげでかなりハードルが下がりました。
クラウドベースのERPなら、月額費用で利用することも可能ですし、何より物理的なサーバーの確保や運用が不要なのが便利です。
ERPはその性質上、一度導入して運用が本格化すると入れ替えが難しいという特徴があります。
導入には選定と計画が大事ですから、まずは候補をリストアップして比較を行い、絞り込んで検討を進めるのがおすすめです。

ERPの導入と運用

試験的に導入してから本格運用を判断するのは難しいので、ある程度先に絞り込んで導入を考えるのが正解となるでしょう。
一般的なERP導入の流れは、サービスの選定とシステムの設定、規定の整備や要件の定義づけとなります。
そしてようやく運用の開始となりますが、当然ながらユーザーの教育も不可欠です。
結局、ERPの強みを引き出せるかどうかは運用や利用する人次第で、積極的に活用を行わなければ真価を発揮するのは難しいです。
ところが、基本をしっかり踏まえて手順通りに導入を進め、ユーザー教育も十分に行えばERPの活用による業務効率化が実現します。
SaaSはソフトウェア導入のハードルが低いので、誰でも簡単に導入できて運用も行えると誤解してしまいがちです。
大事なのはSaaSはあくまでも導入しやすい選択肢の1つで、運用についてはまた別だと理解することです。
クラウドベースのERPは確かにアクセスしやすく、在宅ワークとも相性が良いのは間違いないです。
在宅ワークにおいては業務をいかに電子化できるかが重要で、それにERPは応えてくれる選択肢になり得ます。
ペーパーレス化もERPで実現しますし、取引の電子化による電子契約にも役立ちます。
紙の書類を電子化すれば、データによって管理が楽になります。

ERPであれば承認フローの電子化も容易ですから、これまで煩わしい手続きが必要だった承認処理がスムーズに進むようになるでしょう。
取引先とのやり取りも電子化するなら、メールによるやり取りからクラウドの活用にシフトするのが得策です。
具体的には取引に関するデータのアップロードで、クラウドストレージを利用する方法に切り替えるやり方です。
セキュリティ対策が不可欠なのは言うまでもありませんが、現実的に決して不可能ではないです。
伝票処理も電子化できる部分の1つですから、ERPの導入を考えるならここも検討すべきです。
押印がいまだに紙なのは流石に時代遅れですし、書類にハンコを押したり郵送を行う為に出勤するのは無駄以外の何ものでもないです。
業務を電子化するなら徹底的に従来の方法から置き換える、それくらいの覚悟で導入を計画したり進めることが大事です。
SaaSならERPのスムーズな導入を実現してくれますし、後押しが受けられるので今まで難しかった導入が楽になります。
在宅ワークに適したERPであれば、自宅にいながらペーパーレスで申請や承認処理が行えますし、セキュリティ対策によって外出先からでも業務を進めることができます。
書類に関係する手続きの多くは、似たような処理の繰り返しや連続ですから、そこを電子化できれば非常に業務が効率化するでしょう。
ERPにも色々な機能を有する製品がありますが、従業員の状況が分かる機能を備える製品であれば、ワークフローが見えるようになって従業員の連携もスムーズになります。
こういう工夫は今や珍しいものではなく、従来は膨大なコストを要していたのにSaaSによってコストが下がり、導入のハードルが低くなったものも少なくないです。
ERPはまさにハードルが下がった代表的なSaaSのツールで、在宅ワークにおける業務効率の改善において導入を検討しない手はないと思われます。