会計ソフト

業務効率化の方法は数ありますが、会計ソフトの導入や活用もその1つだといえます。

会計ソフトのメリット

メリット①：作業量を減らせる

近年はいわゆるSaaSによる会計ソフトの運用に注目が集まっており、業務効率化の選択肢として選ばれる事例が増えています。
会計ソフトのメリットはやはり会計担当者の負担軽減で、業務における膨大な入力、確認といった作業量を減らせることが大きいです。

 

メリット②：ミスを減らせる

また日々取引が発生する企業にとっては、帳簿をつけて保存する業務の重要性が高いです。
会計担当者の負担がこれまでと同じだと、この帳簿に関する業務だけでも大きな負担となり、業務の遅れやミスが生じやすくなります。
特に、税務署に書類を提出する直前は書類作成に業務が集中するので、普段から会計担当者の負担を減らして業務に余裕を持たせたいところです。
そうすることで毎日の業務にも余裕が生まれますし、スムーズに数字を記録したり出すことができて、会社のお金の流れが早く把握できるようになるでしょう。
会計ソフトの導入は、膨大な数を扱う会計担当者にとって、ミスを減らす強力な武器になります。
数字は1つでも間違いがあると計算の際に他に影響してしまい、最終的に大きく数字が狂ってしまうことになり得ます。
しかし、会計ソフトを使えば自動的に計算できる部分は自動で結果が出ますから、計算に用いる労力を結果の確認に費やすことができます。
つまり計算における負担軽減も会計担当者の余裕に変わり、単純ミスの発生を減らすことが可能になるわけです。
税金の計算は確認を要する項目が多く、ミスが発生しやすい部分でもありますから、会計ソフトがあるのとないのでは大違いです。

 

会計ソフトの特徴

特徴①：端末を選ばない

今や手描きで帳簿の作成や管理という時代ではなく、計算には会計ソフトを使うのが当たり前です。
会計ソフトに計算を任せることができれば、計算業務部分の労力をほぼまるごとカットできますし、会計担当者の負担を減らしつつ計算結果がスピーディーに出るので一石二鳥です。
計算に会計ソフトを活用するには、必然的にソフトへのデータ入力が必要ですから、当然ながらコンピュータを使うことになります。
会計ソフトの良いところは、選択肢が豊富でパソコンだけでなく、スマホやタブレットPCに対応する製品もあることです。
これは端末を選ばず会計業務を行うことができること、既存の端末を使って会計ソフトの活用を始められることを意味します。
このような端末を選ばない会計ソフトはクラウド型の製品に多い傾向で、SaaSであればどの企業にとっても低いハードルで導入を検討したり進められます。

 

特徴②：インストール不要

SaaSはクラウド型を代表するタイプの形態で、会計ソフト1つ取ってもインストールが必要なく、すぐに使い始められるのが魅力です。
運用はクラウドサーバー上で行われますから、オンプレミスによるサーバーの導入や管理、運用といったものは不要です。
サーバー運用の手間がなくなるのもクラウド型、ひいてはSaaSの大きな特徴やメリットとなるでしょう。

 

会計ソフトの費用やコスト

会計ソフトにSaaSを選ぶ理由を挙げるとしたら、費用が月額料金制でコストの計算や把握がしやすく、利用状況に応じてプランの変更や利用の継続がやめられることです。
それからデータをクラウドストレージに保存可能で、複数のユーザーがアクセスして会計の入力作業を行ったり、確認や編集ができることも挙げられます。
いずれにせよ、SaaSの会計ソフトが導入しやすいのは間違いなく、コスト的にも初期設定や運用のハードル的にも前向きに導入を検討できるのは確かです。
SaaSは常にサーバー、ソフトウェアを最新の状態に保つことができて、インターネットに繋がるオンライン環境さえあれば利用できます。
クラウド型のサービスはたくさん存在しますが、SaaSは割とユーザー寄りのサービスで、ITに関する専門的な知識がなくても運用を始められます。
何よりサーバーの管理や運用の部分の負担が殆どないので、ソフトウェアの利用や業務に集中可能となります。
更に嬉しいのは、SaaSであれば個人事業主でも企業並の会計業務をすることができて、しかも小さな負担で効果的な入力、計算作業が行えるのがポイントです。
これもクラウド型のサービスが充実、普及し始めたのが理由ですし、SaaSのおかげで無理なく導入したり活用し始められるようになりました。
従来の会計ソフトは、パッケージを購入してインストールや初期設定を行い、使い方を一通り覚えてようやく本番といった流れです。
一方、SaaSはサービスを選択したら契約、後は使い方の確認を経てすぐに本番です。

SaaSならソフトウェアはインストール済みですし、設定も完了していて即使い始めることが可能です。
データをパソコンに保存する必要がないので、急な停電が発生しても安心ですし、端末に関係なくインターネット経由でアクセスできますから、外出先でも仕事ができることになります。
オフィスや自宅での仕事がそのまま、外出した後も続けられますから、限られるリソースを活かして効率的に会計業務が進められるでしょう。
スキマ時間の活用ができて業務効率化に繋がりますし、在宅業務においてもオフィスと比べても遜色のない会計業務が実現するはずです。
それを後押ししてくれるSaaSはまさに有力な選択肢で、かなり現実的に導入を検討することができると思われます。
手頃なコストで使い勝手も良く、メリットが豊富となれば導入して活用しない手はないです。
インストール不要、端末の種類を問わないというメリットは、OSなどのプラットフォームに関係なく使えることでもあります。
例えばWindows用の会計ソフトが使いたくてもMacは互換性がないので使えませんが、SaaSならプラットフォームの垣根を超えて利用が可能になります。
アップデートの更新作業も必要ありませんから、法令の改正といった大きな変更が発生しても、手間なく自動で対応することができます。
ソフトウェアの開発や更新が止まってしまうと買い替えが必要でしたが、クラウド型の会計ソフトにはその心配がないです。
税理士とはインターネット上、クラウドでデータを共有できますから、連携がスムーズになってやり取りしやすくなるのも見逃せないところです。

月額料金制は継続的なコストが掛かるものの、いつでも最新の環境が保てること考えれば十分に魅力的だといえるでしょう。

 

CRM/SFA

SaaSといえばCRM、SFAが運用しやすいのも特徴で、顧客管理における業務効率化と営業による業務効率化が実現します。

CRMとは

CRMは顧客管理の為の仕組みで、顧客に関するデータをまとめて効率的に管理したり、業務に活かすように扱えるのが強みです。
営業支援のSFAと似ている部分もありますが、CRMはマーケティング寄りの顧客管理システムで、アプローチの効率化や精度のアップに期待できるのがポイントです。
顧客管理システムを利用すると顧客の満足度向上に結びつきますから、活用を続けることで好循環が生まれて企業、顧客の双方にとってポジティブな結果に至ります。
CRMが目指すのは、結局のところ売上げのアップと収入の増加で、利益を生み出して増やすことにあります。
CRMは顧客からの問い合わせを始めとして、行動の追跡や把握といった機能を備えます。
これらの情報を活用するマーケティングの支援、管理を行うのがCRMというシステムです。

 

CRMのメリット

メリット①：リアルタイムに情報を共有することができる

クラウドサーバーでCRMが運用できるSaaSなら、顧客情報の一元管理もお手の物ですし、マーケティングに従事するユーザーの間でリアルタイムに情報を共有することができます。
新規顧客からの問い合わせがあれば瞬時に共有されますし、既存の顧客の行動に変化が見られればやはり情報共有はリアルタイムです。

 

メリット②：営業活動の効率化

CRMによる顧客管理を行うと、営業支援システムのSFAと連携できて営業活動が行いやすくなります。
つまり、顧客管理の効率化が営業活動の効率化に繋がりますから、CRMとSFAを導入すると相乗的に利益増の効率アップに活かせることが分かります。
CRMが面白いのは、顧客の満足度が上がってその満足が企業の利益を生み出すことです。
これまではCRMというとオンプレミスでしたが、サーバー導入のハードルが高いことで、活用できる企業は限られていました。
CRMの活用に一役買ったのはクラウドの登場と普及で、SaaSによって一気にハードルが下がり爆発的な普及を見せています。
元々SaaSとの相性が良いシステムで、クラウドの利便性が活かせる仕組みですから、登場を切っ掛けに普及し始めたり加速したのも頷けます。
見込み顧客へのアプローチも、既存顧客のフォローも、CRMがあれば自信を持って取り組むことができます。
データには価値があって顧客に関する情報はマーケティングの貴重な材料ですから、顧客管理が効率的にできるCRMを導入したり活用しないのは勿体ないです。
それと、自社が持つ顧客管理情報は自社の武器になりますが、手放すことをしなくても活かさず眠らせておくのは無駄です。
CRMを導入することで眠っていたものが目覚めますし、クラウド型のSaaSなら顧客管理が効率化して捗るようになるでしょう。

 

SFAとは

一方のSFAは、CRMと比べてマーケティングよりも売上げに関する、現実的な業務の機能が充実する傾向です。
具体的にはマーケティング以降の案件管理に加えて、売上げの実績と今後の予測や成約した場合の管理、日報作成や見積書、請求書の発行といった支援が中心です。
営業支援システムの名前の通り、SFAは営業に従事する担当者向けの機能が豊富で、日々の業務効率化により役立つのがSFAだといえます。

 

SFAのメリット

メリット①：コミュニケーションを促進

CRMもSFAも、従業員同士でデータを共有して活かす点は共通ですから、グループチャットなどの機能が搭載されています。
コミュニケーションを促進したり、時に協力しながら業務に従事する為の機能が揃っていますから、どちらも導入によるメリットは決して小さくないです。

 

メリット②：容易に把握できるようになる

SFAは契約が決まりそうだったり、契約が決まった以降の案件の進捗を管理して、容易に把握できるようになるのがメリットです。
顧客別に状況を分析できますし、売上げに繋がる購買の意欲が高いか低いか、購買が停滞していないか休眠中かなども一目瞭然です。
SFAでは更に掘り下げて、企業と顧客の距離感を数値で測ったり、次に繋げる効率的な営業の材料を手にすることができます。
顧客が求めている商品やサービス、そして購買のタイミングなども見えてきますし、アプローチすべきベストなタイミングの判断にも役立つでしょう。
一連の営業活動と成果が全て記録、共有できるSFAはノウハウとして知見を蓄積したり、それを共有して継承することを可能にします。
日報や見積書の作成は日々追われる業務で、こういった業務の割合が多いと、営業という本来の業務に費やせるリソースや時間が減ってしまいます。
そうすると売上げが発生する可能性、企業の利益も減ることになりますから、限られるリソースを有効活用すべく業務効率化は避けられないです。

 

メリット③：作成業務の負担軽減に役立ちます

SFAがあると書類の作成業務の負担軽減に役立ちますから、営業に費やせるリソースが増えて業務全体の効率アップに結びつけられます。
ところが、今までは導入のハードルの高さがSFAの活用を妨げたり、業務効率化を遠ざける要因となっていました。
現在はクラウドサービスの充実とSaaSの普及により、SFA導入と運用のハードルはかなり下がっています。
CRMやSFAを業務効率化に活かす為のポイントは、両方を導入して連係的に運用すること、違いを理解して効率アップを意識しながら活用することです。
扱うデータの内容に問題があると、顧客管理も営業支援も業務効率の低下を招くので注意が必要です。
データの良し悪し、つまり質がこれらの業務の効率を大きく左右するので、データの扱いに関してはルールを設けて一貫性を保つことが大事です。
データはルールに則って入力すること、間違いや漏れがないか確認して保存するといった手順も不可欠です。
情報量が多くて正確なデータには価値がありますし、有用性が高いからこそ顧客管理にも営業支援にも活かせるわけです。
入力の段階でデータの扱いを疎かにしてしまえば、業務効率化は夢のまた夢になってしまうでしょう。
誰でも手軽に手に入れられる武器の威力を削がない為には、データの扱い方と運用についてしっかりとルールを決めて、上手く活用できるようにすることが重要です。
SaaSはあくまでも選択肢の1つで、CRMやSFAは顧客管理や営業の武器になり得るツールに他ならないです。
活かせるかどうか、価値を引き出せるかは運用次第ですから、導入して業務の効率が上がったつもりになったり、満足してしまわないようにしたいものです。

 

プロジェクト管理

SaaSの数あるソフトウェアの中には、プロジェクト管理というものもあります。

プロジェクト管理とは

プロジェクト管理はチームにおける業務に役立つソフトウェアで、業務をプロジェクト単位でスムーズかつ効率的に取り組めるようにする為のものです。
業務の取り組み方や進め方を従業員任せにしてしまうと、チームにまとまりが生まれず、非効率的なコミュニケーションや情報共有で仕事をすることになってしまいます。
これでは進捗状況の把握が難しかったり、次に何をすべきか判断するのが遅れることになります。
プロジェクト管理は目標や計画を明確にして、チームで取り組むこと、メンバーで、取り組むことを共有したり管理する為の仕組みです。

 

プロジェクト管理のメリット

メリット①：チーム全体で共有できる

上手くコントロールして管理することができれば、目指す目標や目標までの距離、プロセスといったものが見えてくるでしょう。
顧客が求めるものも分かりますし、いつまでに何を用意すれば良いかもチーム全体で共有できます。
メンバーが取り組んでいる業務とは何か、それと進捗と結果についてもプロジェクト管理なら一目瞭然です。

 

メリット②：リアルタイムに更新できる

進捗状況とフィードバックがリアルタイムに更新できて、チームで最新の状況を共有することが可能です。
プロジェクト管理を業務に取り入れると、部門を超えたコラボレーションもやりやすくなります。

 

メリット③：リアルタイムに更新できる

業務に関するファイルをアップロード、共有が簡単に行えるのもプロジェクト管理の良いところです。
これは、資料を共有して業務に活かしたり、成果物を一元管理して業務全体の効率を上げることにも繋がります。
限りあるリソースの分配、再分配もしやすくなりますし、リソースを集中すべきポイントの把握や判断にも役立つのが魅力です。
プロジェクト管理には、業務の計画を整理して誰にとっても分かりやすくしたり、チームの連係やコラボレーションの質を高める目的があります。
メンバー全員が自分の役割を把握できますし、何が求められていてどうすれば良いか迷わずに済みます。
勿論、チームの他の人の役割も簡単に分かるので、相談すべき相手や仕事を任せる相手が容易に見つかります。
チームでゴールを目指すプロジェクトは、メンバーの足並みが揃わないと上手く進まず、予定よりも時間が掛かってしまうことがあります。
これでは業務効率化どころではありませんし、最悪のケースだと顧客に迷惑を掛けることにもなるでしょう。
しかしプロジェクト管理を導入すればゴールがブレませんし、皆でゴールに狙いを定めつつ足並みを揃えて目指せるようになります。
言うまでもありませんが、プロジェクト管理の導入はゴールではないので、そこは勘違いをしないように注意です。

 

プロジェクト管理の導入と管理

導入はスタートラインに過ぎず、どのように活用できるかが腕の見せどころです。
プロジェクトの進捗状況の把握や管理を各々に任せると、それだけで管理方法がバラバラになって業務に無駄が生じます。
統一した管理を可能としたり、情報共有の親和性が高いクラウド型のSaaSプロジェクト管理は、チームの足並みを揃えるのに適しています。
SaaSなら既に選択肢が豊富にありますし、プロジェクトの規模や業務の内容に合わせて選ぶことができます。
SaaSのプロジェクト管理は、インターネット回線と端末があれば、オフィスだけでなく外出先からもアクセスして進捗の報告が行なえます。
更新された進捗状況は瞬時に反映、共有されますから、メンバーは他のメンバーの進捗を確認しながら自分の業務を進められます。
それは時間の無駄の削減に結びつきますし、空いた時間を他の業務に回せますから、メンバー全員が少しずつ時間を有効活用できるだけでとても業務の効率が違ってきます。

 

プロジェクト管理とマネージメント

プロジェクト管理が軌道に乗って従業員1人あたりの効率が高まれば、人件費を削減することも不可能ではないです。
人員を減らしても業務が上手く進められることが分かれば、人件費が浮くことに加えて1人あたりの報酬を増やせることになります。
そうすれば従業員の満足度が上がりますし、モチベーションのアップやプロジェクトの質向上にも結びつくでしょう。
業務に限らず、人は取り組んでいる目の前のことが上手く進まないと、フラストレーションが溜まったりイライラしてしまいます。
このイライラはチームに伝播しますから、いかにフラストレーションを発生させないかが大事です。
プロジェクト管理で業務がスムーズに進めば、フラストレーションは起こりにくく、イライラも大きくならなくなるでしょう。
業務の効率化は時間的な余裕を生みますから、従業員の心理にも余裕が生まれてイライラしにくくなるなるわけです。
SaaSのプロジェクト管理を導入しても、業務をマネージメントする存在は必要です。
マネージャーが担う役割ですが、チームを牽引するリーダーのような役割も欠かせないです。
そういう人員を配置してプロジェクト管理を進めたり定着させていく、それが業務効率化の大きな一歩となるはずです。
SaaSはプロジェクト管理の導入を容易にしてくれますし、簡単に進捗状況が可視化できるようになって、視界が一気に開けるものと思われます。
業務を進める上でのタスク管理も効率化できますし、タスクの追加や変更があっても情報共有はリアルタイムなので、瞬時にメンバーに伝わります。
この水滴から生まれる波紋が広がるような情報の伝わり方は、一種の快感と言っても過言ではないです。
いちいちメンバーを集めたり個々に状況の変化を伝えずに済むので、すぐに次のタスクの話が始められますし、実際にメンバー間でコミュニケーションを取れば話が早いと感じるでしょう。
メンバーが入力して追加や更新を行うデータは、管理が自動化できるので自然と効率化します。
コストの管理も容易になりますから、プロジェクト管理はまさに痒いところに手が届く孫の手です。

SaaSは導入しやすさと、誰にでも扱える使いやすさが念頭にあるので、初めてプロジェクト管理を導入してもすぐに実践で使い始められるようになります。

理由は操作の理解や習得に要する時間の短さで、つまりは教育に必要なコストが小さいことにあります。
SaaSのおかげでプロジェクト管理は多様性を見せており、豊富な標準機能を搭載するものから、カスタマイズ性重視で使いやすくできるものまで充実しているので見逃せないです。

 

名刺管理

名刺管理とは

名刺管理もSaaS時代において、やはり避けて通れない業務の1つです。
名刺文化はもはや日本におけるビジネスの基本で、名刺交換なしにビジネスが始まらないともいえるでしょう。
しかし、紙の名刺はフォーマットが様々でそのままだと扱いにくく、数が増えると管理が難しくなる問題があります。
全てのやり取りが電子化されれば、名刺もデータの交換で済むようになるかもしれませんが、それは恐らくまだかなり先の話です。

 

名刺管理の課題

課題①：紙の名刺の管理の問題

現代においては受け取った紙の名刺をどのように管理するかが、業務効率化の課題となります。
効率的な名刺管理は名刺の内容を読み取り、データ化して管理するというシンプルなやり方です。
ただ、正確に名刺を読み取れること、無駄なく効率的に管理できるようにデータを扱うことが重要となってきます。

 

課題②：読み取り精度の問題

名刺管理に特化したソフトウェアは、読み取り精度や管理の質が高められており、導入するだけでとても名刺が管理しやすくなると感じられるでしょう。
とはいえ、デザインの自由度が高い名刺は完璧に読み取るのが難しいので、ソフトウェアの更新によって読み取り精度を上げることが求められます。

 

課題③：ソフトウェアの問題

インストール型の名刺管理ソフトウェアは、ユーザーが自ら更新しなくてはいけないのが難点です。
しかも、サポートが終了すると更新が止まってしまいますから、いずれ読み取り精度の向上が頭打ちになってしまいます。
不具合が発覚しても修正されないので、ソフトウェアが古くなったら買い替えということになります。
買い替えはコストが発生するだけでなく、現在の環境から置き換える更新の手間もあります。
それが名刺管理の導入を妨げることにもなっていますが、名刺を扱う枚数が多い企業にとって、名刺管理ソフトウェアの導入は避けられないでしょう。

 

名刺管理とSaaS

これらの悩みを解決する答えとなるのがSaaSで、インストールの手間も更新の手間もなく、最新の状態を保てることができて買い替えコストも手間もないのが魅力です。
SaaSのソフトウェアは日進月歩で進化しますし、自動的に最新の状態が維持されますから、機能の追加や不具合の解消があればすぐに適用されるので安心です。
ソフトウェアの状態をあまり意識しなくても活用できるので、本当の意味で業務に集中できることになります。
名刺管理はカメラやスキャナーで読み取るのが基本ですから、対応するデバイスが限られていると使いにくいです。
この点、SaaSなら対応デバイスも随時追加されていくので、最新のカメラやスキャナーもすぐに使えるようになるでしょう。
画像から文字を読み取るOCRは、読み取るデバイスの性能で精度が上下しますから、できるだけ新しいデバイスを使用するのが望ましいです。
そういう意味でも名刺管理とSaaSの相性は良く、業務効率化に役立てられるのは間違いないです。
ちなみにOCRで読み取られた内容はデータ化され、自動的に名前や電話番号などの連絡先といった項目に振り分けられます。
保存すればデータベースに登録されますし、クラウドで共有できるので、いつどこからでも名刺のデータを検索したり確認することができます。

表計算形式のファイルに出力できる名刺管理ソフトウェアも多いので、外部ツールとの連係も簡単です。
データベース化された名刺は条件で検索したり、探したい候補を絞り込むといったことが容易です。
それも外出先から探すことができたり、スマホやタブレットPCで行えるので、アナログ的な名刺管理とは利便性が全く異なります。
データ化した名刺の扱いは企業ごとに違うでしょうが、処分することができれば物理的なスペースの圧迫がなくなり、情報漏えいのリスクを下げることにもなるでしょう。
こういうメリットもまたSaaSの名刺管理の良いところで、一元管理して情報共有しやすいこともクラウド型の名刺管理の強みです。
名刺を受け取ったらスマホでも読み取れますし、すぐにデータ化して登録できるので、手動で入力する手間なく名刺をなくす恐れが避けられます。
情報共有は勿論瞬時でリアルタイムですから、登録した瞬間に他の従業員も閲覧可能となります。
当然ですが、名刺管理もコストが掛かりますし、サーバーを構築して運用となると一気にハードルが高まります。

 

名刺管理とセキュリティ対策

コストは名刺管理の運用における、セキュリティ面にも発生するのが悩みの種です。
SaaSはサーバー管理を不要にしてくれる上に、データの一元管理でセキュリティ対策がしやすくなるメリットがあります。
運用方法に不備があると、第三者による不正なアクセスやユーザーの操作ミスによる情報漏えいが発生するリスクに繋がるので注意は必要です。
純粋に導入のハードルという意味でいえば、SaaSは前向きに名刺管理の導入を考える切っ掛けになりますし、有力な選択肢として比較検討の候補に加えられるでしょう。
大事なのは何故導入を考えるか、何を期待して導入を決めるかです。
明確な目的があって期待するメリットがあれば、導入してみる価値は一気に高まると考えられます。
セキュリティ対策はポリシーある運用がポイントで、ポリシーに基づく一貫した運用が鍵を握ります。
名刺管理は使い方が簡単で機能的にはシンプルですが、それでも油断すると情報漏えいが発生することになり得ます。
だからこそポリシーの存在が不可欠で、従業員にそれを周知徹底させることが欠かせないわけです。
名刺管理に期待できるメリットとしては、顧客情報のデータ化やデータベースによる扱いやすさの向上、関連情報との紐づけに業務の効率化が挙げられます。
紙の名刺を処分することが前提ですが、名刺の流出や誤った紛失を避けることができます。
一番のメリットはインターネット経由で、クラウドで情報の共有が行えることでしょう。
これなら外出先でも在宅でも名刺の内容を確認できますし、新しい名刺を受け取ればすぐに登録してデータベースの更新が行えます。
名刺管理の選定はなるべく機能がシンプルで使いやすく、業務に欠かせない必要最低限の機能を備えていることが目安です。
OCRの精度が高ければそれだけ自動化できるので、人間の負担は大幅に減りますが、目視でチェックしてから保存するのが理想的です。
この為、視認性が良くて簡単に内容に目を通して確認できることも、SaaSの名刺管理を選ぶポイントになるでしょう。